Trasabilitatea în logistică a devenit o cerință esențială pentru companiile care gestionează produse și deșeuri în cantități mari. Firmele trebuie să știe în orice moment unde se află produsele lor, cine le manipulează, în ce stare se află și ce se întâmplă cu ele după livrare sau după scoaterea din uz. Această nevoie a dus la dezvoltarea unor sisteme clare de urmărire, care acoperă fiecare etapă – de la expediere și transport până la depozitare, reciclare sau eliminare. Trasabilitatea nu înseamnă doar control intern, ci și capacitatea de a răspunde rapid și documentat în fața autorităților sau a partenerilor, mai ales când apar probleme de calitate, siguranță sau mediu.

În cele ce urmează, vei afla ce presupune trasabilitatea în logistică, cum se aplică în gestionarea produselor și a deșeurilor, ce rol are procesul-verbal în acest sistem și ce soluții pot fi implementate pentru un control eficient și conform cu cerințele actuale.

Cuprins:

• Ce este trasabilitatea în logistică?
• Importanța trasabilității în lanțul de aprovizionare pentru produsele alimentare și non-alimentare
• Implementarea trasabilității logistice și rolul software-ului și al documentelor în proces
• Provocări și soluții în trasabilitatea logistică, cu aplicare în gestionarea deșeurilor și întocmirea procesului-verbal
• Beneficiile trasabilității pentru companiile din diverse industrii

Avantajele implementării unui sistem de trasabilitate

Ce este trasabilitatea în logistică?

Trasabilitatea în logistică reprezintă capacitatea unui sistem de a urmări și documenta fiecare etapă prin care trece un produs sau un lot de produse în cadrul lanțului de aprovizionare. Identificarea unică a fiecărei unități se face prin sisteme standardizate precum coduri de bare, etichete RFID sau coduri QR, care permit înregistrarea automată a datelor pe întreg parcursul operațional.

Scopul urmăririi este dublu: pe de o parte, se asigură controlul permanent asupra poziției și stării produsului, iar pe de altă parte, se colectează informații relevante privind originea materiilor prime, procesele de manipulare și condițiile de transport și depozitare. Prin centralizarea acestor date, se facilitează identificarea rapidă a neconformităților și se pot aplica măsuri corective fără întârzieri.

Trasabilitatea are un rol esențial în garantarea calității, siguranței și conformității, fiind tot mai des solicitată în industrii unde controlul riguros al fluxului de produse este o cerință de reglementare sau un standard de piață. Implementarea corectă presupune existența unor proceduri clare, a infrastructurii digitale pentru colectarea datelor și a mecanismelor de validare și raportare.

Vizibilitatea asupra întregului traseu operațional devine astfel o componentă esențială pentru optimizarea proceselor logistice și pentru susținerea deciziilor informate în managementul lanțului de aprovizionare.

Importanța trasabilității în lanțul de aprovizionare pentru produsele alimentare și non-alimentare

Având în vedere că trasabilitatea se referă la posibilitatea de a urmări un produs din punct de vedere operațional și documentar, aceasta joacă un rol important în orice domeniu care implică volume mari de mărfuri. Procesul constă în înregistrarea unor date esențiale despre produs, începând cu materia primă și terminând cu livrarea către client. Informațiile pot include locul de proveniență, detalii despre procesare, condiții de transport și date legate de depozitare sau manipulare.

Industria alimentară este domeniul în care trasabilitatea este cel mai strict reglementată, întrucât produsele sunt destinate consumului uman și pot influența direct sănătatea publică. În acest caz, trasabilitatea trebuie să ofere date clare despre ingredientele folosite, operatorii implicați, temperatura de păstrare și termenul de valabilitate. Lipsa unor astfel de informații poate duce la retrageri dificile și la consecințe severe.

Sursa foto: Shutterstock.com

Trecând de industria alimentară, trasabilitatea este aplicată și în alte domenii precum gestionarea deșeurilor, unde este necesară o evidență clară a traseului urmat de materialele colectate, sau în sectorul auto, unde fiecare piesă trebuie identificată și urmărită până la montaj. În aceste cazuri, trasabilitatea are un rol similar cu cel al logisticii, fiind adesea integrată în același sistem.

Pentru ca trasabilitatea să funcționeze corect, este necesar ca toți actorii din lanțul de aprovizionare să respecte aceleași proceduri de înregistrare și raportare. Datele trebuie să fie coerente, accesibile și compatibile cu sistemele informatice utilizate în rețea. În absența acestor condiții, procesul poate deveni fragmentat și ineficient.

Implementarea trasabilității logistice și rolul software-ului și al documentelor în proces

Sursa foto: Shutterstock.com

Implementarea trasabilității logistice presupune dezvoltarea unui sistem integrat care combină infrastructura digitală cu proceduri operaționale standardizate:

• Aplicațiile moderne de trasabilitate permit conectarea datelor provenite din surse multiple: dispozitive IoT pentru monitorizarea condițiilor de transport (precum temperatură, umiditate, șocuri mecanice), sisteme WMS (Warehouse Management System) pentru urmărirea stocurilor în timp real, ERP-uri pentru corelarea cu datele comerciale și sisteme TMS (Transport Management System) pentru urmărirea rutelor și a timpilor de livrare. Interfața acestor soluții este concepută pentru a permite operatorilor acces rapid la date operaționale critice și documente asociate fiecărui lot sau unitate logistică.
• Procesul de implementare începe cu definirea cerințelor specifice: identificarea punctelor critice de control (CCP), a produselor cu risc crescut, a tipurilor de informații care trebuie urmărite și a nivelului de granularitate (unitate, lot, palet, container etc.). În funcție de aceste criterii, se aleg tehnologiile de identificare adecvate – coduri de bare pentru trasabilitate liniară, etichete RFID pentru medii automatizate sau senzori IoT în cazul produselor perisabile sau sensibile la condiții de mediu.
• Un rol esențial în trasabilitate îl joacă documentele asociate. Chiar și în medii digitalizate, validarea traseului unui produs se bazează pe existența unor înregistrări formale: certificate de conformitate, buletine de analiză, avize de expediție, procese-verbale de recepție, rapoarte de control al calității. Aceste documente trebuie arhivate electronic și corelate cu fiecare punct de tranzit, astfel încât să se asigure trasabilitate completă, verificabilă în orice moment.
• Digitalizarea documentelor contribuie decisiv la eficiența sistemului. Prin scanare, recunoaștere optică și extragere automată a datelor, documentele devin parte integrantă a fluxului digital, eliminând erorile umane și reducând timpul de acces la informație. Integrarea documentelor în baza de date centralizată facilitează auditul, conformitatea și intervențiile corective în caz de neconformitate.

Pentru ca trasabilitatea să funcționeze eficient, este necesară formarea personalului operațional și administrativ. Operatorii trebuie să înțeleagă funcționalitatea echipamentelor de scanare, standardele de etichetare și procedurile de escaladare în caz de abatere. Fără o componentă de training bine definită, niciun sistem, oricât de performant, nu poate funcționa la parametri optimi.

Provocări și soluții în trasabilitatea logistică, cu aplicare în gestionarea deșeurilor și întocmirea procesului-verbal

Implementarea trasabilității în domeniul deșeurilor presupune respectarea unor cerințe stricte, în special din punct de vedere legal. Fiecare tip de deșeu trebuie urmărit din momentul în care este generat până la reciclare sau eliminare, în funcție de categoria din care face parte.

Unul dintre principalele obstacole este varietatea materialelor și tratamentele diferite pe care le necesită. Deșeurile periculoase, de exemplu, impun condiții speciale de manipulare și transport, în timp ce cele reciclabile trebuie sortate și direcționate către unități de procesare. Din acest motiv, sistemul de trasabilitate trebuie să fie adaptabil și să permită înregistrarea clară a traseului pentru fiecare categorie.

Tehnologiile folosite trebuie să aibă etichete RFID, GPS pentru vehicule și containere, dar și sisteme automate de cântărire. Aceste instrumente ajută la monitorizarea în timp real a activităților, la validarea cantităților colectate și la optimizarea rutelor de transport.

Pe de altă parte, procesul-verbal de trasabilitate este documentul prin care se dovedește că toate operațiunile s-au desfășurat în conformitate cu normele. Documentul trebuie completat corect, fără omisiuni, deoarece lipsa unor informații sau erorile pot atrage sancțiuni.

Pentru a evita astfel de probleme, multe companii folosesc aplicații specializate care generează automat documentele, le verifică și le arhivează digital. Soluțiile informatice elimină greșelile umane și asigură conformitatea cu legislația.

O altă provocare este comunicarea între toți actorii implicați: generatori, transportatori, operatori și autorități. Fiecare are obligația să furnizeze date exacte, iar lipsa unei platforme comune poate duce la blocaje sau neconcordanțe. În acest sens, utilizarea unui sistem digital accesibil tuturor părților contribuie la o gestionare unitară și transparentă a deșeurilor.

Beneficiile trasabilității pentru companiile din diverse industrii

Trasabilitatea, aplicată corect, devine o resursă operațională valoroasă în transporturi și lanțuri logistice complexe – fie că este vorba despre containere maritime, medicamente transportate pe cale aeriană sau produse industriale expediate rutier:

✔ Capacitate de reacție în situații critice

• Permite identificarea rapidă a produselor neconforme, inclusiv a loturilor implicate și a locației acestora în rețea.
• Este esențială în cazul transporturilor sensibile, cum ar fi:
  • Mărfuri periculoase (ADR) – unde trasabilitatea contribuie la siguranța rutelor și la respectarea reglementărilor stricte de manipulare;
  • Transport agabaritic – pentru care traseul, timpii de tranzit și punctele de control trebuie documentate cu exactitate;
  • Transporturi aeriene și maritime – unde timpul, condițiile de mediu și transferurile multiple impun o urmărire detaliată.

✔ Optimizarea proceselor logistice

• Oferă date în timp real despre mișcarea produselor, timpii de livrare și încărcarea capacităților.
• Susține eficiența în:
  • Transportul rutier, prin optimizarea rutelor și monitorizarea performanței flotelor;
  • Coordonarea între depozite și centre de distribuție, pe baza fluxurilor documentate automat;
  • Reducerea erorilor operaționale prin automatizarea punctelor de verificare.

✔ Îmbunătățirea transparenței comerciale

• În industria alimentară, oferă vizibilitate completă asupra originii ingredientelor, a condițiilor de transport și a datei de expirare.
• În sectorul farmaceutic, permite autentificarea produselor și protejează lanțul de distribuție împotriva falsificărilor.

✔ Conformitate legală și reducerea riscurilor

• Susține alinierea la standarde precum ISO 22000, GDP, HACCP sau reglementări naționale și europene privind mediu, siguranță și calitate.
• Permite:
  • Generarea automată de documente justificative (ex: procese-verbale, avize de însoțire, certificate de conformitate);
  • Păstrarea unui istoric digital, esențial pentru inspecții, audituri sau cerințe de trasabilitate extinsă în transport internațional.

✔ Avantaj competitiv și acces extins la piețe

• Oferă clienților garanția calității și siguranței produselor.
• Poate susține politici comerciale bazate pe diferențiere – inclusiv în piețe unde trasabilitatea este o condiție de acces (transport dual-use, bunuri cu regim special etc.).

Avantajele implementării unui sistem de trasabilitate

Adoptarea unui sistem de trasabilitate aduce numeroase avantaje, transformând modul în care companiile gestionează și monitorizează produsele de-a lungul întregului lanț de aprovizionare. Printre cele mai importante beneficii se numără:

• Îmbunătățirea siguranței produselor: Trasabilitatea permite identificarea rapidă a sursei oricărei contaminări sau defect, facilitând retragerea eficientă a produselor afectate și protejând consumatorii.
• Optimizarea proceselor logistice: Prin monitorizarea în timp real a locației și stării produselor, companiile pot identifica punctele de blocaj și pot optimiza rutele de transport, reducând costurile și timpii de livrare.
• Creșterea încrederii consumatorilor: Transparența oferită de trasabilitate permite companiilor să demonstreze angajamentul lor față de calitate și sustenabilitate, construind relații de încredere cu clienții.
• Facilitarea conformității cu reglementările legale: Trasabilitatea oferă dovezi documentate despre respectarea standardelor de calitate, siguranță și mediu, reducând riscul sancțiunilor și facilitând accesul pe piețe internaționale.
• Combaterea contrafacerii: În sectoarele farmaceutic și alimentar, trasabilitatea este extrem de importantă pentru verificarea autenticității produselor și protejarea consumatorilor de medicamente și alimente contrafăcute.

Așadar, investiția în trasabilitate reprezintă o necesitate actuală și o pregătire pentru provocările viitorului în logistică și managementul lanțului de aprovizionare. Prin urmare, adoptarea unui sistem de trasabilitate eficient constituie un pas înainte pentru succesul și sustenabilitatea unei afaceri.