În contextul actual al digitalizării și al eforturilor de combatere a evaziunii fiscale, sistemul RO e-Transport a devenit un element esențial pentru companiile care operează în România. Acest ghid complet își propune să ofere o imagine de ansamblu asupra sistemului, explicând în detaliu funcționalitățile sale și obligațiile contribuabililor. Indiferent dacă reprezinți o companie mică sau mijlocie, o corporație sau o firmă de e-commerce din industrii precum FMCG, farmaceutică, automotive sau agribusiness, înțelegerea și conformarea cu cerințele RO e-Transport sunt cruciale pentru operațiunile logistice și fiscale.

Ce este sistemul RO e-Transport și de ce a fost implementat

Sistemul RO e-Transport reprezintă o platformă electronică inovatoare, lansată în iulie 2022 de către autoritățile fiscale din România. Scopul său principal este monitorizarea în timp real a transporturilor rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat pe teritoriul țării. Această inițiativă se încadrează în eforturile mai ample de digitalizare și modernizare a administrației fiscale românești.

Implementarea sistemului a fost motivată de necesitatea reducerii evaziunii fiscale în domeniul transporturilor de mărfuri și creșterea gradului de colectare a TVA. Prin monitorizarea atentă a fluxurilor de mărfuri, autoritățile urmăresc să prevină și să combată comerțul ilicit, îmbunătățind în același timp capacitatea de control și eficiența proceselor administrative.

Pentru companiile care operează în România, înțelegerea a ce este RO e-Transport devine crucială. Sistemul aduce atât provocări, cât și oportunități. Pe de o parte, necesită adaptarea proceselor interne și implementarea unor noi proceduri de raportare. Pe de altă parte, contribuie la crearea unui mediu de afaceri mai echitabil, reducând concurența neloială din partea operatorilor care nu respectă obligațiile fiscale.

Tipuri de transporturi vizate de RO e-Transport + produse și bunuri cu risc fiscal ridicat

Sursa foto: Shutterstock.com

Sistemul RO e-Transport se concentrează în principal pe monitorizarea transporturilor de bunuri cu risc fiscal ridicat. Această categorie include o gamă variată de produse, de la alimente și băuturi alcoolice până la îmbrăcăminte și încălțăminte. Această listă de produse cu risc fiscal ridicat pentru e-Transport este actualizată periodic de către autoritățile fiscale. Lista bunurilor monitorizate prin sistemul RO e-Transport include:

1. Legume și fructe – atât proaspete, cât și congelate.
2. Băuturi alcoolice – vin, bere, spirtoase și alte băuturi cu conținut alcoolic.
3. Îmbrăcăminte și încălțăminte – produse textile, confecții și accesorii vestimentare.
4. Produse din ceramică – inclusiv plăci ceramice pentru construcții și alte articole din acest material.
5. Feronerie și materiale de construcții – țevi, profile metalice, cabluri electrice, produse din cupru și aluminiu.
6. Produse din plastic – ambalaje, folii, articole de uz casnic din plastic.
7. Mobilier și produse de amenajare interioară – articole din lemn, MDF, PAL sau alte materiale.
8. Îngrășăminte chimice și produse fitosanitare – substanțe utilizate în agricultură pentru fertilizare sau protecția culturilor.
9. Aparate electrice și electrocasnice – inclusiv televizoare, frigidere, mașini de spălat, laptopuri și telefoane mobile.
10. Combustibili și produse petroliere – benzină, motorină, uleiuri minerale și alte produse derivate din petrol.

Criteriile pentru includerea unui transport în sistemul RO e-Transport sunt legate de masa vehiculului, greutatea încărcăturii și valoarea bunurilor transportate. Astfel, sunt vizate transporturile efectuate cu vehicule cu o masă maximă autorizată mai mare de 2,5 tone, pentru încărcături de peste 500 kg sau cu o valoare ce depășește 10.000 lei.

O modificare semnificativă, care a intrat în vigoare de la 1 iulie 2024, este extinderea obligației de raportare la toate transporturile internaționale de bunuri, indiferent de natura acestora. Această schimbare afectează în mod deosebit companiile implicate în comerțul internațional, inclusiv cele din industria automotive sau agribusiness. Pentru a se conforma acestor noi cerințe, multe companii au fost nevoite să-și revizuiască și să-și adapteze procesele logistice și de raportare. Serviciile de transport rutier și logistică personalizată cu camioane complete sau grupaje, de exemplu, pot oferi soluții eficiente pentru gestionarea acestor noi provocări, asigurând conformitatea cu reglementările în vigoare.

Codul UIT – elementul cheie în sistemul RO e-Transport + generarea codului UIT de la ANAF

Sursa foto: Shutterstock.com

Codul UIT (Unic de Identificare a Transportului) reprezintă coloana vertebrală a sistemului RO e-Transport. Acest cod unic, generat pentru fiecare transport declarat, permite autorităților să urmărească și să controleze eficient mișcarea bunurilor pe teritoriul României.

Generarea codului UIT se realizează automat prin platforma RO e-Transport, pe baza informațiilor furnizate de utilizator cu privire la transportul de bunuri. Acest proces presupune introducerea detaliilor relevante, precum tipul mărfurilor, traseul transportului și datele transportatorului, urmată de validarea acestora de către sistem. Odată aprobat, codul UIT este emis și asociat fiecărui transport, permițând astfel monitorizarea acestuia de către autoritățile fiscale. Generarea corectă și la timp a codului UIT este esențială pentru evitarea întârzierilor și a posibilelor sancțiuni aplicate în cazul raportărilor eronate sau incomplete. Este important ca acest cod să fie înscris corect pe documentele de transport și să fie disponibil pentru verificare pe parcursul întregii călătorii.

Importanța codului UIT nu poate fi subestimată, deoarece absența sau utilizarea incorectă a acestuia poate atrage sancțiuni semnificative. Pentru companiile din industrii precum e-commerce, unde livrările rapide și precise sunt esențiale, integrarea eficientă a procesului de obținere și gestionare a codului UIT în fluxurile logistice existente este vitală. În acest context, serviciile de consultanță în generarea și partajarea codului UIT și a formalităților vamale pot fi de un real ajutor, asigurând că mărfurile ajung la destinație fără probleme și în conformitate cu toate cerințele legale.

Valabilitatea codului UIT este limitată la perioada specificată în declarația inițială, corespunzătoare intervalului de desfășurare a transportului declarat. În cazul în care transportul nu se realizează în termenul indicat sau suferă modificări esențiale, este necesară actualizarea informațiilor și, în unele cazuri, obținerea unui nou cod UIT. Autoritățile fiscale pot verifica oricând conformitatea transportului cu datele declarate, iar nerespectarea termenelor și condițiilor de valabilitate poate atrage penalizări pentru operatorii economici implicați. Astfel, menținerea acurateței și actualizării codului UIT este un aspect esențial în gestionarea eficientă a obligațiilor fiscale și logistice.

RO e-Transport ANAF – procedura de înregistrare a transporturilor

Sursa foto: Shutterstock.com

Înregistrarea în platforma RO e-Transport și utilizarea sistemului se realizează prin intermediul Spațiului Privat Virtual (SPV) al ANAF. Pentru companiile care operează în România, fie că sunt IMM-uri sau corporații mari, este esențial să se familiarizeze cu această procedură și să o integreze în procesele lor operaționale.

Procedura pentru RO e-Transport începe cu autentificarea în SPV, urmată de accesarea modulului RO e-Transport. Aici, operatorii economici trebuie să completeze o declarație cu datele solicitate despre transport. Este crucial ca acest pas să se facă anticipat, înainte de începerea efectivă a deplasării mărfurilor.

Pentru companiile cu un volum mare de transporturi, cum ar fi cele din industria FMCG sau automotive, există opțiunea de a interconecta sistemele proprii cu RO e-Transport prin intermediul unor API-uri. Această abordare poate eficientiza semnificativ procesul de declarare, reducând timpul necesar și minimizând riscul de erori umane.

O caracteristică importantă a aplicației de RO e-Transport este posibilitatea de a modifica datele declarate, dar numai până la un anumit punct – fie până la intrarea pe teritoriul național, fie până la punerea în mișcare a vehiculului, în funcție de tipul transportului. Această flexibilitate poate fi deosebit de utilă pentru companiile care se confruntă frecvent cu schimbări de ultim moment în planificarea logistică.

Obligațiile contribuabililor în cadrul sistemului RO e-Transport

Sursa foto: Shutterstock.com

Sistemul RO e-Transport impune o serie de obligații pentru contribuabili, care trebuie integrate în procesele operaționale ale companiilor. Pentru firmele din diverse industrii, de la FMCG și farmaceutică până la automotive și agribusiness, înțelegerea și respectarea acestor obligații sunt esențiale pentru evitarea sancțiunilor și asigurarea conformității fiscale.

Una dintre principalele responsabilități este declararea anticipată a transporturilor. În funcție de natura tranzacției (livrare internă, achiziție intracomunitară, import/export), persoana obligată să declare transportul poate fie diferită. Obligația declarării revine furnizorului, beneficiarului sau importatorului/exportatorului. Această cerință necesită o coordonare strânsă între departamentele de logistică, vânzări și financiar ale companiilor.

Obținerea cod UIT de la ANAF și gestionarea corectă a acestuia reprezintă o altă obligație critică. Codul trebuie înscris pe documentele de transport și pus la dispoziția transportatorului. Pentru companiile care gestionează flote proprii de vehicule, acest aspect implică instruirea corespunzătoare a personalului de transport.

Începând cu 1 iulie 2024, operatorii de transport au obligația de a echipa vehiculele cu dispozitive de poziționare prin satelit și de a asigura transferul datelor de localizare pe toată durata transportului. Această cerință a necesitat investiții în tehnologie și modificări ale proceselor logistice din acel moment. Pentru transporturile agabaritice sau cu încărcături speciale, aceste obligații pot fi și mai complexe, necesitând o atenție deosebită la planificare și execuție.

Modificări aplicate de-a lungul anilor în sistemul RO e-Transport

Sursa foto: Shutterstock.com

Anul 2024 a adus modificări semnificative în sistemul RO e-Transport, care au avut un impact major asupra companiilor care operează în România. Cea mai importantă schimbare a fost extinderea sferei de raportare la toate transporturile internaționale de bunuri, indiferent de natura acestora, începând cu 1 iulie 2024. Această modificare a afectat în special companiile implicate în comerțul internațional, inclusiv cele din industrii precum automotive, FMCG sau agribusiness.

Începând cu 1 iulie 2024, aplicarea sancțiunilor pentru nerespectarea obligațiilor impuse de sistemul RO e-Transport a devenit efectivă, vizând toate companiile care desfășoară transporturi de bunuri supuse monitorizării. Scopul principal al acestor măsuri este de a combate evaziunea fiscală și de a îmbunătăți transparența în comerțul intern și internațional. Operatorii economici trebuie să respecte cerințele de declarare prealabilă și de utilizare a codului UIT pentru a evita penalitățile prevăzute de lege.

Sancțiunile pot varia în funcție de gravitatea abaterii, iar principalele situații care pot atrage amenzi includ:

• Nedeclararea transportului în sistemul RO e-Transport înainte de efectuarea acestuia;
• Completarea incorectă sau incompletă a datelor declarate, ceea ce poate duce la emiterea unui cod UIT invalid;
• Nedisponibilitatea codului UIT în cazul unui control de rutină, ceea ce poate indica fie o încercare de eludare a sistemului, fie o eroare de raportare;
• Modificarea transportului fără actualizarea informațiilor în sistem, inclusiv schimbarea traseului, a transportatorului sau a altor detalii relevante.

Perioada de grație pentru operatorii economici autorizați (AEO)

Pentru operatorii economici autorizați (AEO), autoritățile au prevăzut o perioadă de grație până la 1 ianuarie 2025, dar doar pentru transporturile internaționale de bunuri care nu sunt considerate cu risc fiscal ridicat. Această măsură a fost introdusă pentru a permite companiilor să își adapteze procesele logistice la noile cerințe, fără riscul unor penalizări imediate.

Statutul de AEO (Authorized Economic Operator) este acordat companiilor care îndeplinesc criterii stricte de conformitate fiscală și securitate a lanțului de aprovizionare, beneficiind de facilități în vamă și controale simplificate. Acești operatori au avut astfel un interval suplimentar de ajustare a fluxurilor operaționale pentru transporturile internaționale de bunuri obișnuite, însă după 1 ianuarie 2025, și aceștia trebuie să respecte integral prevederile sistemului RO e-Transport.

Consecințele nerespectării obligațiilor

Pentru companiile care nu se conformează în termen, sancțiunile aplicabile includ:

• Amenzi de până la 50.000 lei pentru persoane fizice și 100.000 lei pentru persoane juridice în cazul nedeclarării transportului sau al utilizării incorecte a codului UIT;
• Confiscarea mărfurilor transportate, în situația în care autoritățile consideră că transportul are un caracter fraudulos;
• Suspendarea activității comerciale pentru operatorii care încalcă în mod repetat reglementările privind sistemul RO e-Transport.

Aceste măsuri punitive subliniază importanța respectării regulilor și a implementării unor procese clare de gestionare a codului UIT pentru a asigura conformitatea cu reglementările în vigoare.

Aceste modificări au reprezentat atât provocări, cât și oportunități pentru companiile care operează în România. Pe de o parte, au necesitat adaptarea proceselor interne și posibile investiții în tehnologie. Pe de altă parte, contribuie la crearea unui mediu de afaceri mai transparent și mai echitabil. Companiile trebuie să fie pregătite și pentru viitoare posibile schimbări și să rămână la curent cu informațiile oferite de autoritățile din România.

Sistemul RO e-Transport reprezintă un pas important în direcția digitalizării și modernizării administrației fiscale din România. Pentru companiile care operează în țară, indiferent de dimensiunea sau industria lor, adaptarea la cerințele acestui sistem este esențială pentru asigurarea conformității fiscale și menținerea competitivității pe piață.

Implementarea cu succes a RO e-Transport necesită o abordare integrată, care să implice colaborarea între departamentele de logistică, IT, financiar și juridic ale companiilor. Este crucial ca firmele să investească în formarea personalului, actualizarea proceselor interne și, dacă este necesar, în tehnologii compatibile cu cerințele sistemului.

În timp ce adaptarea la noul sistem poate părea inițial o provocare, pe termen lung, RO e-Transport are potențialul de a aduce beneficii semnificative. Printre acestea se numără reducerea birocrației, îmbunătățirea eficienței operaționale și crearea unui mediu de afaceri mai echitabil. Pentru companiile care reușesc să integreze eficient cerințele sistemului în operațiunile lor, RO e-Transport poate deveni un instrument valoros pentru optimizarea proceselor logistice și fiscale.

Referințe

1. Agenția Națională de Administrare Fiscală (ANAF). (2024). Ghid privind utilizarea sistemului RO e-Transport. Disponibil la: mfinante.gov.ro/static/10/Mfp/GhidROe-Transport.pdf

2. Ministerul Finanțelor. (2023). Ordonanța de urgență nr. 41/2022 pentru instituirea Sistemului național privind monitorizarea transporturilor rutiere de bunuri cu risc fiscal ridicat RO e-Transport. Monitorul Oficial al României, Partea I, nr. 356/2022.